Mẫu Đơn Xin Nghỉ Việc Tiếng Anh

Viết đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh không chỉ là một thủ tục mà còn là cơ hội để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với công ty cũ. Một lá đơn xin nghỉ việc được soạn thảo cẩn thận sẽ giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp và có thể mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai. Vậy viết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh như thế nào cho chuyên nghiệp? Cùng tham khảo chi tiết trong bài viết này.

Tầm quan trọng của việc viết đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp

Viết đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với công ty và đồng nghiệp, mà còn giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp sau khi rời đi. Một lá đơn được soạn thảo cẩn thận sẽ tạo ấn tượng tích cực với người sử dụng lao động. Điều này có thể dẫn đến việc nhận được thư giới thiệu tốt hoặc thậm chí là cơ hội hợp tác trong tương lai.

Đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp cũng giúp quá trình chuyển giao công việc diễn ra suôn sẻ hơn. Nó thể hiện tinh thần trách nhiệm và sự sẵn sàng hỗ trợ trong giai đoạn chuyển tiếp. Một lá đơn xin nghỉ việc được viết tốt có thể bảo vệ danh tiếng của bạn trong ngành nghề và mở rộng mạng lưới quan hệ chuyên nghiệp.

Có thể thấy, viết đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp là cách để bạn kết thúc một chương trong sự nghiệp một cách đẹp đẽ. Nó thể hiện sự trưởng thành và chuyên nghiệp trong cách ứng xử, đồng thời chuẩn bị tâm thế tốt cho bước tiếp theo trong sự nghiệp của bạn.

Cấu Trúc Chung Của Đơn Xin Nghỉ Việc

Một đơn xin nghỉ việc chuẩn mực thường bao gồm năm phần chính. Mỗi phần đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông điệp của bạn một cách chuyên nghiệp và lịch sự.

• Tiêu đề: Phần này nên bao gồm thông tin cơ bản như ngày tháng, tên người nhận và chức vụ của họ. Tiêu đề rõ ràng và chính xác giúp đơn của bạn được xử lý nhanh chóng.
• Lời chào: Bắt đầu đơn bằng lời chào phù hợp và trang trọng. Nếu bạn biết tên người nhận, hãy sử dụng nó. Nếu không, một lời chào chung cũng có thể chấp nhận được.
• Mở đầu: Đây là nơi bạn nêu rõ mục đích của lá đơn. Hãy trình bày ngắn gọn và trực tiếp về quyết định nghỉ việc của bạn, kèm theo ngày làm việc cuối cùng dự kiến.
• Thân bài: Phần này cho phép bạn giải thích ngắn gọn lý do nghỉ việc (nếu muốn), bày tỏ lòng biết ơn đối với những cơ hội đã có, và đề xuất kế hoạch bàn giao công việc.
• Kết thúc: Kết thúc đơn bằng cách tái khẳng định sự tích cực của bạn, có thể đề cập đến việc sẵn sàng hỗ trợ trong quá trình chuyển giao, và kết thúc bằng lời chào lịch sự.

Mỗi phần này đều đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên một lá đơn xin nghỉ việc hoàn chỉnh và chuyên nghiệp. Bằng cách tuân theo cấu trúc này, bạn có thể đảm bảo rằng đơn của mình truyền đạt đầy đủ thông tin cần thiết một cách rõ ràng và lịch sự.

1. Tiêu đề (Subject Line)

Tiêu đề của đơn xin nghỉ việc cần ngắn gọn, rõ ràng và chuyên nghiệp. Nó giúp người nhận hiểu ngay mục đích của email hoặc thư từ. Dưới đây là một số ví dụ về tiêu đề phù hợp:

• “Letter of Resignation – [Tên của bạn]”
• “Resignation – [Tên của bạn] – [Vị trí công việc]”
• “Notice of Resignation: [Tên của bạn]”
• “Formal Resignation – [Tên của bạn]”

Lưu ý quan trọng: Đảm bảo bao gồm tên của bạn trong tiêu đề để tăng tính chính thức và dễ nhận diện. Điều này giúp người quản lý hoặc bộ phận nhân sự dễ dàng xác định và xử lý đơn xin nghỉ việc của bạn trong hệ thống email công ty.

2. Lời chào (Salutation)

Lời chào mở đầu sẽ giúp thiết lập giọng điệu chuyên nghiệp cho đơn xin nghỉ việc. Dưới đây là một số ví dụ về lời chào phù hợp khi viết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh:

• “Dear [Tên người quản lý],”
• “Dear Mr./Ms./Mrs. [Họ của người quản lý],”
• “Dear [Danh xưng tôn kính] [Họ của người quản lý],” (ví dụ: “Dear Manager Smith,”)
• “Hello [Tên người quản lý],” (phù hợp với môi trường làm việc ít trang trọng hơn)

Lưu ý quan trọng:

1. Độ chính xác của thông tin: Đảm bảo bạn đánh vần đúng tên và chức danh, thể hiện sự tôn trọng đối với vị trí của người nhận trong hệ thống phân cấp doanh nghiệp.
2. Phù hợp với văn hóa công ty: Chọn lời chào phản ánh đúng mối quan hệ của bạn với người quản lý và phù hợp với bầu không khí chuyên nghiệp của tổ chức.
3. Tránh lời chào chung chung: Trừ khi bạn thực sự không xác định được người nhận cụ thể trong cơ cấu tổ chức.

3. Mở đầu (Opening Paragraph)

Phần mở đầu của đơn xin nghỉ việc cần trực tiếp và rõ ràng về ý định của bạn. Đây là cơ hội để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ tích cực với công ty.

1. Tuyên bố chính thức về việc từ chức: Bắt đầu bằng việc nêu rõ ý định nghỉ việc của bạn.
2. Nêu rõ ngày làm việc cuối cùng: Cung cấp thông tin về thời điểm bạn dự định rời khỏi công ty.
3. Bày tỏ lòng biết ơn: Thể hiện sự cảm kích đối với cơ hội làm việc tại công ty.

Dưới đây là một ví dụ về cách bạn có thể viết phần mở đầu:

“I am writing to formally notify you of my resignation from my position as [Chức danh hiện tại] at [Tên công ty]. My last day of employment will be [Ngày cụ thể], two weeks from today. I am grateful for the opportunities for professional and personal development that you have provided me during my time at the company.”

Lưu ý quan trọng:

• Giữ giọng điệu chuyên nghiệp: Tránh đề cập đến bất kỳ khó khăn hay bất đồng nào trong công việc.
• Tuân thủ chính sách công ty: Đảm bảo thời gian thông báo của bạn phù hợp với quy định nghỉ việc của tổ chức.
• Thể hiện tính xây dựng: Nhấn mạnh vào những khía cạnh tích cực của thời gian làm việc tại công ty.

4. Thân bài (Body Paragraph)

Phần thân bài của đơn xin nghỉ việc sẽ giúp bạn củng cố mối quan hệ và đảm bảo quá trình chuyển giao suôn sẻ. Đây là nơi bạn có thể thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt trước khi rời đi.

Các yếu tố chính cần đề cập trong phần thân bài:

1. Bày tỏ lòng biết ơn chi tiết: Nêu rõ những kinh nghiệm quý báu và cơ hội phát triển mà công ty đã mang lại cho bạn. Ví dụ:
   “I am deeply appreciative of the professional growth opportunities and invaluable experiences I have gained during my time at [Tên công ty]. The skills I have developed in [lĩnh vực cụ thể] will undoubtedly benefit my future career endeavors.”
2. Cam kết hỗ trợ chuyển giao: Thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ trong quá trình chuyển giao công việc. Ví dụ:
   “I am committed to ensuring a smooth transition of my responsibilities. I am willing to assist in training my replacement and documenting my current projects to facilitate a seamless handover process.”
3. Đề cập đến những thành tựu chính: Nhắc đến một vài đóng góp đáng kể của bạn cho công ty, nhưng giữ giọng điệu khiêm tốn. Ví dụ:
   “I take pride in the contributions I have made to the team, particularly in [dự án hoặc thành tựu cụ thể]. These experiences have been instrumental in my professional development.”
4. Thể hiện mong muốn duy trì liên lạc: Bày tỏ hy vọng về việc giữ mối quan hệ tích cực trong tương lai. Ví dụ:
   “I hope to maintain the professional relationships I have built here and would be glad to stay in touch. Please feel free to contact me if you need any further information or assistance during the transition period.”

Lưu ý quan trọng:

• Giữ giọng điệu tích cực: Tập trung vào những khía cạnh tích cực của thời gian làm việc tại công ty.
• Cụ thể nhưng ngắn gọn: Cung cấp chi tiết đủ để thể hiện sự chân thành, nhưng không quá dài dòng.
• Tránh đề cập đến bất đồng: Không nêu ra bất kỳ vấn đề hay xung đột nào trong quá khứ.
• Hướng đến tương lai: Thể hiện sự lạc quan về tương lai của cả bạn và công ty.

5. Kết thúc (Closing Paragraph)

Phần kết thúc của đơn xin nghỉ việc sẽ giúp tạo ấn tượng tích cực và khép lại mối quan hệ làm việc một cách chuyên nghiệp, nhấn mạnh thiện chí và hướng tới tương lai.

Các yếu tố chính cần đưa vào phần kết thúc:

1. Tóm tắt quyết định: Nhắc lại ngắn gọn về việc từ chức và ngày làm việc cuối cùng. Ví dụ:
   “Once again, my last day of work will be [Ngày cụ thể]. I appreciate your understanding and support during this transition.”
2. Bày tỏ lòng biết ơn lần cuối: Thể hiện sự cảm kích đối với cơ hội làm việc tại công ty. Ví dụ:
   “I am sincerely grateful for the opportunities for growth and development that [Tên công ty] has provided me over the past [Thời gian làm việc].”
3. Chúc công ty thành công: Thể hiện thiện chí và mong muốn công ty tiếp tục phát triển. Ví dụ:
   “I wish you and the entire team at [Tên công ty] continued success in all future endeavors.”
4. Đề xuất giữ liên lạc: Mở ra khả năng duy trì mối quan hệ nghề nghiệp trong tương lai. Ví dụ:
   “I hope we can stay in touch, and please don’t hesitate to contact me if you need any further information or assistance.”
5. Lời chào kết thúc chuyên nghiệp: Kết thúc bằng một lời chào phù hợp. Ví dụ:
   “Thank you again for your support and understanding. Sincerely,
   [Tên của bạn]”

Lưu ý quan trọng:

• Giữ ngắn gọn và súc tích: Phần kết thúc nên ngắn gọn nhưng đầy đủ ý.
• Duy trì giọng điệu tích cực: Tập trung vào những khía cạnh tích cực và hướng tới tương lai.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và trang trọng.
• Tránh đề cập đến lý do cá nhân: Không cần nêu chi tiết về lý do nghỉ việc hoặc kế hoạch tương lai.

Các Mẫu Đơn Xin Nghỉ Việc Bằng Tiếng Anh

1. Mẫu đơn xin nghỉ việc tiêu chuẩn dùng chung

Resignation Letter from the post of [vị trí] from [tên công ty]

Dear Mr/Mrs [Tên quản lý],

Please accept this letter as formal notification of my intention to resign from my position as [job title] with [company name]. My final day will be [date of last day] as per my notice period.

I would like to thank you for the opportunity to have worked in the position for the past [time in employment]. I have learned a great deal during my time here and have enjoyed collaborating with my colleagues. I will take a lot of what I have learned with me in my career and look back at my time here as a valuable period of my professional life. 

During the next [notice period in weeks], I will do what I can to make the transition as smooth as possible and will support in whatever way I can to hand over my duties to colleagues or my replacement. Please let me know if there is anything further I can do to assist in this process.

Sincerely,

[Tên của bạn]

2. Mẫu đơn xin nghỉ việc để thăng tiến sự nghiệp

Letter of resignation from [tên bạn].

Dear [Tên quản lý],

I am writing to formally notify you of my resignation from the position of [job title] with [company name]. Per my notice period, my final day will be [date of last day].

Following careful reflection, I have decided to step down from my role at [company name] to move forward in a direction that aligns more closely with my professional aspirations.

I am thankful for the opportunities and experiences provided to me during my tenure at [company name]. The valuable skills I have gained here are deeply appreciated and will undoubtedly benefit me in my ongoing professional journey.

In the coming weeks before [end date], I am fully committed to assisting in ensuring a smooth transition.

Sincerely,
[Tên của bạn]

3. Mẫu đơn xin nghỉ việc để theo đuổi vai trò mới

Resignation Letter from the post of [vị trí] from [tên công ty].

Dear [Tên giám đốc],

I am writing to formally notify you of my resignation from the position of [job title] with [company name]. Per my notice period, my final day will be [date of last day].

I have been offered another role that will halve my daily commute and allow me to spend more time with my family outside of working hours.

I have thoroughly enjoyed my time at [company] over the last [years and months of service], and I would like to thank you for all of the opportunities I have been afforded here.

In the coming weeks before [end date], I am fully committed to assisting in ensuring a smooth transition.

Sincerely,
[Tên của bạn]

4. Mẫu đơn xin nghỉ việc thông báo trước

Resignation – [Tên của bạn] – [Vị trí công việc]

Dear [Tên quản lý],

I am writing to inform you of my decision to resign from [company], effective [date]. I understand that transitioning a new person to the role of [position] will take some time, and I would like to provide as much notice as possible.

During my time at [company], I have learned a lot and grown professionally. Thank you for all of your guidance and support during my employment.

Please feel free to contact me with any questions about the projects I have been working on. I am happy to help in any way I can with the transition process.

I wish you all the best for your continued success.

Sincerely,
[Tên của bạn]

Lưu Ý Khi Viết Đơn Xin Nghỉ Việc

Một đơn xin nghỉ việc được soạn thảo cẩn thận không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn mà còn giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với công ty cũ. Điều này có thể mang lại lợi ích lâu dài cho sự phát triển sự nghiệp của bạn trong tương lai. Dưới đây là những lưu ý quan trọng cần ghi nhớ khi viết đơn xin nghỉ việc, giúp bạn rời đi một cách chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt đến cùng:

1. Thời gian thông báo phù hợp: Đảm bảo tuân thủ chính sách nghỉ việc của công ty. Thông thường, thời gian thông báo tối thiểu là 2 tuần. Nếu bạn đang ở vị trí quản lý hoặc đang trong dự án quan trọng, có thể cân nhắc thông báo sớm hơn.
2. Giữ giọng điệu tích cực và chuyên nghiệp: Tránh đề cập đến bất kỳ xung đột hoặc bất đồng nào. Tập trung vào những trải nghiệm tích cực và cơ hội học hỏi mà công ty đã mang lại cho bạn.
3. Cung cấp lý do nghỉ việc một cách khéo léo: Nếu cần nêu lý do, hãy làm một cách tích cực và xây dựng. Tránh chỉ trích công ty hoặc đồng nghiệp. Ví dụ: “Tôi đã quyết định theo đuổi một cơ hội mới phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp dài hạn của mình.”
4. Đề xuất kế hoạch chuyển giao công việc: Thể hiện sự sẵn sàng hỗ trợ trong quá trình chuyển tiếp. Đề xuất các bước cụ thể để đảm bảo quy trình bàn giao suôn sẻ, như chuẩn bị tài liệu chi tiết về các dự án hiện tại hoặc hỗ trợ đào tạo người thay thế.
5. Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi: Đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Kiểm tra tính nhất quán của các thông tin (ngày tháng, tên người, chức danh). Đọc lại để đảm bảo giọng điệu phù hợp và chuyên nghiệp.
6. Cân nhắc việc gửi đơn cho nhiều người liên quan: Gửi cho người quản lý trực tiếp và bộ phận nhân sự. Đảm bảo tuân thủ quy trình nghỉ việc chính thức của công ty.
7. Chuẩn bị cho cuộc trò chuyện trực tiếp: Nếu có thể, hãy thông báo quyết định nghỉ việc trực tiếp trước khi gửi đơn. Chuẩn bị tinh thần cho các câu hỏi về lý do nghỉ việc hoặc đề nghị giữ chân. Giữ thái độ chuyên nghiệp và tích cực trong suốt cuộc trò chuyện.
8. Đề xuất duy trì mối quan hệ sau khi nghỉ việc: Thể hiện mong muốn giữ liên lạc trong tương lai. Đề nghị kết nối trên các nền tảng mạng xã hội chuyên nghiệp như LinkedIn.

Bằng cách tuân thủ những lưu ý này, bạn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn bảo vệ danh tiếng cá nhân và mở ra cơ hội cho sự hợp tác trong tương lai. Một đơn xin nghỉ việc được viết tốt sẽ giúp bạn kết thúc công việc hiện tại một cách tích cực và xây dựng nền tảng vững chắc cho bước tiếp theo trong sự nghiệp.

Lời kết: Trên đây Dịch Thuật Tốt đã hướng dẫn chi tiết cách viết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh. Bài viết cũng chia sẻ một số mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh để các bạn sử dụng. Nếu có nhu cầu dịch thuật tiếng Anh các tài liệu, hồ sơ, giấy tờ, hãy để lại thông tin Dịch Thuật Tốt sẽ tư vấn và hỗ trợ bạn tận tình nhé.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Dịch Tên Công Ty Sang Tiếng Anh